El 28 de octubre de 2024 se ha publicado la Orden HAC7/1177/2024, de 17 de octubre, que completa el desarrollo normativo del artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, en relación específicamente con los Sistemas Informáticos de Facturación de Empresarios y Profesionales.
A partir del 1 de julio de 2025, las empresas con ingresos menores a 6 millones de euros deberán proporcionar de inmediato su facturación a la Agencia Tributaria.
El objeto de la presente orden es detallar los aspectos técnicos, funcionales y de contenido que deben adoptar los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos de facturación de empresarios y profesionales, y la estandarización de formatos de los registros de facturación.
A continuación, vamos a ver algunas de las especificaciones más importantes de esta orden:
Uso de un mismo sistema informático para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios.
En caso de que un mismo sistema informático pueda ser usado por varios obligados tributarios o por un mismo usuario para dar soporte a la facturación de varios obligados tributarios, se deberá comportar como si fueran sistemas informáticos independientes para cada obligado tributario gestionado y, en particular, en lo concerniente a los siguientes aspectos:
- Deberá realizar de forma separada la gestión de los registros de facturación.
- Deberá generar cadenas independientes de registros de facturación y, en su caso, de evento para cada obligado tributario.
- Deberá permitir el funcionamiento como sistema informático «VERI*FACTU» de forma independiente para cada obligado tributario.
- Deberá visualizar, claramente y en todo momento, la información identificativa del obligado tributario al que corresponde la operativa que se está realizando en cada instante.
Requisitos de remisión de información a la Administración Tributaria
El sistema informático deberá poder realizar cada una de las siguientes acciones:
- Conectarse a Internet a fin de comunicarse con los servicios electrónicos que, para la remisión de la información, exponga la Agencia Estatal de Administración Tributaria en su sede electrónica.
- Gestionar certificados electrónicos. Los certificados electrónicos serán utilizados para autenticarse en la conexión con la Agencia Estatal de Administración Tributaria con la finalidad de remitir la información y, en su caso, generar la firma electrónica de los registros de facturación y de evento.
- Remitir los registros de facturación, con la estructura, formato y codificación requeridos, usando para ello protocolos seguros de comunicación.
- Recibir y procesar adecuadamente las respuestas generadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria ante los envíos realizados.
Para remitir los registros de facturación a la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria, los sistemas informáticos deberán presentar ante esta la correspondiente identificación electrónica del remitente mediante el uso de los certificados electrónicos válidos en cada momento en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
La remisión podrá ser efectuada por el propio obligado tributario o por un tercero que actúe en su representación.
Características que deben ser garantizadas por los sistemas informáticos
- Integridad e inalterabilidad de los registros de facturación.
- Trazabilidad de los registros de facturación.
- Conservación, accesibilidad y legibilidad de los registros de facturación.
Otros requisitos de los sistemas informáticos
1.- Registro de eventos.
El sistema informático deberá ser capaz de detectar y registrar cuando se produzcan, al menos, los siguientes eventos:
- Inicio del funcionamiento del sistema informático como «NO VERI*FACTU».
- Fin del funcionamiento del sistema informático como «NO VERI*FACTU».
- Lanzamiento del proceso de detección de anomalías en los registros de facturación.
- Detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación.
- Lanzamiento del proceso de detección de anomalías en los registros de evento.
- Detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de evento.
- Restauración de copia de seguridad, cuando esta se gestione desde el propio sistema informático de facturación.
- Exportación de registros de facturación generados en un periodo.
- Exportación de registros de evento generados en un periodo.
2.- Adicionalmente, el sistema informático deberá generar, por cada 6 horas que haya estado operativo y disponible para su uso, al menos, un registro resumen de los eventos sucedidos desde que se generó el registro resumen de eventos anterior, o bien desde el inicio de funcionamiento del sistema informático de acuerdo al Reglamento si no se hubiera generado aún ningún registro resumen de eventos anterior.
Los sistemas informáticos deberán generar los registros de evento de acuerdo a los siguientes requisitos:
- Formato XML.
- Codificación UTF-8.
- Estructura, contenido y formato según se describen en el apartado 5 del anexo.
Firma electrónica de los registros de facturación y de evento.
La firma electrónica de los registros de facturación y de evento se basará en el estándar del Instituto Europeo de Normas de Telecomunicaciones ETSI EN 319 132 y utilizará el tipo de firma «XAdES Enveloped Signature» con los detalles técnicos que para su generación se recojan en la sede electrónica de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
En todo caso, la firma electrónica deberá ser generada con una clave privada asociada a un certificado electrónico cualificado de firma electrónica en vigor
La firma electrónica generada deberá almacenarse en el registro de facturación o de evento al que corresponde, de acuerdo con lo especificado en los artículos 9.4.c), 10.c) y 11.c).
Características de la remisión por parte de los «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU»
Especificaciones técnicas
- Los sistemas informáticos que tengan la consideración de «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU», deberán hacer efectivas las facultades que implica la capacidad de remisión.
La remisión de registros de facturación a la Administración tributaria se realizará mediante mensajes en formato XML.
- Los sistemas informáticos «VERI*FACTU» deberán implementar un mecanismo de control de flujo basado en el tiempo de espera entre envíos, el cual tomará inicialmente el valor de 60 segundos, y en el número máximo de registros admitidos en cada envío.
Condiciones y plazos de inicio y de renuncia a la remisión voluntaria.
1. Un sistema informático podrá iniciar en cualquier momento su funcionamiento como «VERI*FACTU», en los términos recogidos en el Reglamento y en esta orden.
2. El funcionamiento como «VERI*FACTU» deberá mantenerse siempre al menos hasta el final del último año en que haya funcionado como tal, es decir, hasta el 31 de diciembre de dicho año.
3. La forma de renunciar a que el sistema informático funcione como «VERI*FACTU» será cumplimentando el campo previsto a tal efecto en los mensajes de remisión de registros de facturación a la Agencia Estatal de Administración Tributaria, donde se indicará la última fecha en la que funcionará como «VERI*FACTU», y deberá remitirse antes del final del año natural en el que se quiera hacer efectiva la renuncia.
Remisión de registros de facturación para responder a un requerimiento
El obligado tributario podrá suministrar los registros de facturación conservados mediante envío automático y seguro por medios electrónicos a la sede electrónica de la Administración tributaria.
La aplicación de facturación ofrecerá al menos las siguientes funcionalidades
- Captura, almacenamiento, consulta y descarga de los datos de las facturas.
- Expedición de la factura en formato imprimible en PDF.
- Descarga de la factura en PDF.
- Generación y almacenamiento del registro de facturación.
Elementos adicionales a incluir en las facturas
- Una factura, tanto si está impresa en soporte papel como si se trata de la imagen de la misma en soporte digital, incluirá los siguientes elementos que deberán ser legibles y estar impresos con una resolución apropiada:
- Un código «QR», que deberá cumplir con ciertas especificaciones.
- En caso de facturas expedidas por «Sistemas de emisión de facturas verificables» o «VERI*FACTU», la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», que deberá tener un tipo de letra y tamaño bien visibles, similares a los del resto de datos de la factura.
- En caso de tratarse de una factura electrónica, destinada al intercambio de su información de forma estructurada entre sistemas informáticos por medios electrónicos, se deberá incluir como un campo independiente la «URL» contenida en el código «QR», no siendo necesario incluir el propio código «QR».
Ayudas del KIT digital para la facturación electrónica
El Kit Digital es una iniciativa del Gobierno de España, que tiene como objetivo subvencionar la implantación de soluciones digitales disponibles en el mercado para conseguir un avance significativo en el nivel de madurez digital. El Programa Kit Digital ofrece un total de 12 categorías de Soluciones Digitales entre las que se encuentra la implantación de la facturación electrónica.
Con este programa tendrás una ayuda desde 1.000 a 3.000 euros (dependiendo del segmento al que pertenezca tu empresa) para implementar la facturación electrónica en tu negocio.
